出版檔案的管理是由出版社管理工作重要的組成部分。深圳印刷廠當(dāng)一種圖書印制完成后，責(zé)任編輯應(yīng)將該書的原稿一并裝袋交檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)登記并清點(diǎn)原稿是否齊全，然后按一定的順序編號(hào)存放。如果有人借用或退回作者，應(yīng)由當(dāng)事人簽字。如果圖稿是照
相膠片，應(yīng)單獨(dú)存放。

2.版本樣書的管理
凡本社的出版物，都應(yīng)存留樣本并妥善保管。每種樣本的存留數(shù)量不應(yīng)少于兩本。樣本的存檔應(yīng)包括：一本書的各版次、印次以及不同開本、不同的裝訂形式的樣本。對(duì)于在重印或再由作者或責(zé)任編輯修改過的
樣書，更應(yīng)妥善保管。樣本的管理存放，可以一種書為單位進(jìn)行編號(hào)，不同的印次和版次的樣書，應(yīng)在該書總編號(hào)之下再設(shè)分編號(hào)。重印書的校正本應(yīng)十分注意保管，這是因?yàn)槠渲杏凶髡呋蜇?zé)任編輯的修正記錄，它不但用作修改膠片的依據(jù)，而且對(duì)版本記錄頁(yè)也有相應(yīng)的改動(dòng)，這種樣本在印制完成后應(yīng)交檔案管理人員妥善保管，以備以后查用。

3.電子文件管理
電子文件是出版社代替紙型、照排膠片后的一項(xiàng)重要資產(chǎn)。保管好電子文件在書籍重印時(shí)可免去排版費(fèi)用，深圳印刷廠也可省去了幾次校對(duì)，使重印書的成本大幅度降低，有利于出版社的經(jīng)濟(jì)。保存電子文件會(huì)比保存照排膠片更節(jié)省保存的空間，查找起來也更方便，而且在需要重印的時(shí)候重新出片可以保證印刷的質(zhì)量。因此是目前出版社存檔的主要方式。由于以前保存文件多采用磁盤保存，現(xiàn)在多彩用光盤保存，要注意今后因計(jì)算機(jī)硬件發(fā)展而產(chǎn)生的舊的存儲(chǔ)模式淘汰而使保存的電子文件無法讀取的情況。

保存電子文件可以包括作者提交的文字和圖片的電子文件，編輯后的文件和排版后提交照排機(jī)出膠片的文件。由于提版軟件的升級(jí)速度很快，因此有可能現(xiàn)在保存的排版文件到時(shí)候可能會(huì)出現(xiàn)不兼容的情況 。而保存PDF格式的文件，雖然在今后重印時(shí)可以直接來出片印刷，但由于PDF格式的文件改版有困難，因此同時(shí)保存排版前的原文件會(huì)有一定好處。